Atsargų valdymas: užsakymo taškas ir apyvartumas

Keturi rodikliai atsako į skirtingus atsargų klausimus

Turimas likutis rodo fizinį ar sistemoje apskaitytą kiekį. Prieinamas likutis dažnai koreguojamas dėl rezervacijų, užsakymų klientams ir kitų įsipareigojimų. Užsakymo taškas yra sprendimo slenkstis, o ne privalomas galutinis likutis. Saugos atsarga yra papildomas buferis virš numatomos paklausos per tiekimo laiką. Šių laukų negalima vartoti kaip sinonimų.

„Minimalus likutis“ skirtingose sistemose gali reikšti saugos atsargą, mažiausią pageidaujamą prieinamą kiekį arba ribą, kuri aktyvina papildymą. Prieš skaičiuodami dokumentuokite, ką jis reiškia jūsų ERP ar lentelėje. Jei vienas darbuotojas minimumu vadina 30 vienetų buferį, o kitas – 126 vienetų užsakymo tašką, ataskaita taps nepatikima.

Apyvartumas žvelgia ne į vienos dienos signalą, o į laikotarpį. Dažnas finansinis skaičiavimas prekių atsargoms yra parduotų prekių savikaina padalinta iš vidutinių atsargų vertės. Operacijose gali būti naudojami vienetai, išėmimai arba pardavimai, todėl skaitiklis ir vardiklis turi būti tos pačios bazės. Skirtingų metodų rezultatų lyginti negalima jų nepažymėjus.

Užsakymo taško formulė paprasta, tačiau jos vienetai turi sutapti

Jei vidutinė paklausa yra 12 vienetų per kalendorinę dieną, o nuo užsakymo patvirtinimo iki priėmimo praeina 8 kalendorinės dienos, bazinis poreikis yra 96 vienetai. Pridėjus 30 vienetų saugos atsargą gaunamas 126 vienetų užsakymo taškas. Pasiekus šį prieinamą likutį pradedamas papildymas; užsakymo kiekis apskaičiuojamas atskirai.

Jei tiekėjas terminą skaičiuoja darbo dienomis, o pardavimai vyksta kasdien, formulėje negalima tiesiog dauginti 8 darbo dienų iš kalendorinės dienos paklausos. Terminą ir paklausą perveskite į tą pačią laiko bazę. Į papildymo terminą įtraukite ne tik transportą, bet ir užsakymo patvirtinimą, gamybą, muitinimą, priėmimą bei kokybės patikrą, jei jie realiai atideda prieinamumą.

Sistemoje nuspręskite, ar signalas vertina tik turimą kiekį, ar inventoriaus poziciją: turima + užsakyta – rezervuota ir neįvykdyta paklausa. Jei didelis kiekis jau pakeliui, naujas užsakymas gali būti nereikalingas. Tačiau vėluojantys ar nepatvirtinti pirkimo užsakymai neturėtų automatiškai būti laikomi patikimai prieinamais.

Saugos atsarga turi atspindėti svyravimą, o ne vien vadovo nuojautą

Paprasčiausias pradinis buferis gali būti nustatytas pagal stebėtą didžiausios ir vidutinės paklausos bei tiekimo laiko skirtumą, tačiau jis jautrus vienkartinėms anomalijoms. Brandesnis metodas naudoja paklausos ir tiekimo laiko variaciją bei pasirinktą aptarnavimo lygį. Kurią formulę rinktis priklauso nuo duomenų kiekio, prekės kritiškumo, trūkumo kainos ir galiojimo rizikos.

Didinti buferį nėra nemokama. Atsargos užima kapitalą ir vietą, gali pasenti, sugesti ar prarasti vertę. Per mažas buferis didina prarastų pardavimų, gamybos sustojimo ir skubaus pristatymo riziką. Todėl saugos atsargą skirstykite bent pagal prekių kritiškumą ir paklausos nepastovumą, o ne taikykite vieną procentą visam katalogui.

Naujai prekei trūksta istorijos, todėl remkitės panašaus produkto duomenimis ir iš anksto numatykite peržiūros datą. Sezoninėms prekėms naudokite artėjančio sezono, ne visų metų, paklausą. Akcijos, kainos pokyčiai ir tiekėjo atostogos turėtų būti pažymėti atskirai, kad algoritmas jų nepriimtų kaip naujos normalios būklės.

Apyvartumas rodo judėjimo greitį, bet aukštas skaičius ne visada yra geras

Finansinis pavyzdys: jei metinė parduotų prekių savikaina yra 240 000 eurų, o vidutinė atsargų vertė 40 000 eurų, apyvartumas yra 6 kartai per metus. Apytikslės atsargų dienos, naudojant 365 dienas, būtų 365 ÷ 6, tai yra apie 61 dieną. Jei ataskaitinis laikotarpis kitoks, dienų skaičių ir savikainą derinkite su tuo pačiu laikotarpiu.

Vidutinės atsargos dažnai skaičiuojamos iš laikotarpio pradžios ir pabaigos likučių, tačiau sezoniniame versle du taškai gali klaidinti. Tikslesnis būdas – naudoti mėnesio ar savaitės vidurkius. Skaitiklyje parduotų prekių savikaina labiau dera su savikaina įvertintu vardikliu nei pardavimo pajamos; pasirinkta apskaitos politika turi būti nuosekli.

Labai aukštas apyvartumas gali reikšti efektyvų judėjimą, bet ir nuolat per mažą likutį, prarastus pardavimus ar skubius pirkimus. Labai žemas – perteklines, lėtai judančias ar pasenusias atsargas, tačiau taip pat gali atspindėti sąmoningą sezoninį kaupimą. Rodiklį vertinkite su pasiekiamumu, nurašymais, marža ir aptarnavimo lygiu.

Prastas likučių tikslumas sugadina net teisingą formulę

Prieš automatizuodami signalus patikrinkite fizinio ir sisteminio likučio sutapimą, vienetų konversijas, rezervacijų būsenas ir užsakymų datas. Dėžė, komplektas ir vienetas turi turėti vienareikšmes konversijas. Grąžintos, karantinuotos ar pažeistos prekės neturėtų didinti pardavimui prieinamo kiekio vien todėl, kad fiziškai yra sandėlyje.

Paklausos istorija turi atskirti nulinį pardavimą dėl paklausos trūkumo nuo nulio dėl išparduotų atsargų. Antruoju atveju pardavimų duomenys neparodo tikros paklausos. Pažymėkite prarastų pardavimų arba prekių nebuvimo periodus, kitaip užsakymo taškas gali būti sistemingai per mažas.

Tiekimo laiką skaičiuokite iš realių užsakymų, ne vien sutarties pažado. Naudokite medianą ir sklaidą, stebėkite vėlavimų dalį. Jei tiekėjas pakeitė maršrutą ar minimalų užsakymo kiekį, senas vidurkis nebeatspindi proceso. Kiekvienas parametras turėtų turėti savininką ir paskutinės peržiūros datą.

• Ar prieinamas likutis atskirtas nuo fizinio ir rezervuoto?
• Ar paklausos nulis neatsirado dėl prekės trūkumo?
• Ar tiekimo laikas matuojamas iki realaus prieinamumo?
• Ar vienetai ir laikotarpiai formulėje sutampa?

Savaitinė išimčių peržiūra veiksmingesnė už viso katalogo rankinį tikrinimą

Kasdien sistema gali pažymėti prekes, kurių inventoriaus pozicija pasiekė užsakymo tašką, kurių tiekimas vėluoja arba kurių paklausa staigiai nukrypo. Žmogaus užduotis – peržiūrėti išimtis, patikrinti priežastį ir priimti sprendimą. Nereikia kiekvieną rytą vienodai analizuoti visų SKU, jei didžioji dalis juda pagal planą.

Kartą per savaitę vertinkite trūkumus, atšauktus užsakymus, skubų transportą, lėtai judančias atsargas ir parametrų pakeitimus. Kartą per mėnesį atnaujinkite A/B/C ar kitą segmentaciją ir peržiūrėkite svarbių prekių saugos atsargą. Sezono pabaigoje atskirkite prognozės klaidą nuo tiekimo ir vykdymo klaidų.

Kiekvienas automatinis pakeitimas turi būti atsekamas: senas parametras, naujas parametras, data, priežastis ir atsakingas asmuo. Taip galima suprasti, ar rezultatas pagerėjo. Pradėkite nuo keliolikos svarbių prekių, išbandykite skaičius dviem papildymo ciklais ir tik tada plėskite modelį visam katalogui.

Dažniausi klausimai

Trumpi atsakymai padeda pasitikrinti sprendimą prieš pradedant darbus ar perkant priemones.